CAPÍTULO II. Del ingreso y salidas extraordinarias de los documentos

Artículo 5º.-Ingresos ordinarios: transferencias.

1. Los distintos servicios y dependencias municipales deberán remitir el Archivo a los expedientes y documentos ya tramitados de más de cinco años. En los supuestos de documentación muy consultada, el encargado del archivo y el responsable de la unidad productora podrá acordar su permanencia en esta última por un plazo de tiempo mayor.

2. Los envíos se producirán con una periodicidad y condiciones establecidas entre el Archivo y el jefe de servicio.

3. Los expedientes y demás documentos que se remitan al Archivo, independientemente de su soporte material, deberán ser siempre originales y no reproducciones, fotocopias o semejantes.

4. Toda la documentación transferida al Archivo deberá ser remitida en perfecto estado, foliada, ordenada y separadas a distintas series documentales. Deberá ser acompañada de las correspondientes Hojas de Remisión de Fondos, dichos impresos serán subministrados por el Archivo, cumplimentados por triplicado y firmados por el responsable del servicio o funcionario en el que se delegue. Así mismo, los documentos y registros transferidos en soportes audiovisuales, electrónicos o informáticos, deberán acompañarse igualmente de las correspondientes Hojas de Remisión, así como los pertinentes signos de autentificación y validación, segundo se regula en el artículo 45 de la Ley 30/1992, y RXAP y PAC.

5. Una vez cotejada la Hoja de Remisión con la propia documentación por el encargado del archivo, se devolverán a la unidad administrativa que realizo la transferencia, uno de los tres ejemplares firmado por el encargado del archivo y con las anotaciones y rectificacións pertinentes.

6. EL encargado del archivo podrá rechazar, mediante escrito motivado dirigido a la unidad que realizo la remisión, las transferencias que no cumplan los requisitos señalados.


Archivo 6º.-Ingresos extraordinarios.

1. Los ingresos extraordinarios en el Archivo, es decir, aquellas que no proceden de los diferentes órganos o dependencias del Ayuntamiento, ya sean por donación, compra, legado o depósito, requieren acuerdo formal del órgano competente segundo la norma vigente.

2. El Ayuntamiento procurará a través de estes ingresos extraordinarios, la recepción, recuperación o adquisición de fondos documentals y bibliográficos de importancia para el conocimiento de la realidad presente o pasada del Ayuntamiento.

3. Tódos los ingresos, ordinarios (transferencias) o extraordinarios, quedarán registrados en el Libro de Registro de entrada de fondos documentales.

Artículo 7º.- Salidas extraordinarias de documentos

Solo en casos excepcionales podrán saler los documentos del Archivo (independientemente del préstamo a las distintas administraciones públicas especificados en el artículo 12 a) apartado 1), estableciéndose previamente la duración, condiciones de seguridad y garantías que se consideren necesarias. Los casos concretos en el que podrán contemplarse estas posibilidades son:

a) Para microfilmar o realizar otro tipo de reproducción que no sea posible hacer en el Archivo.
b) Para la restauración de documentos.
c) Para la encuadernación de determinados fondos.
d) Para su exhibición en exposiciones y muestras de carácter cultural organizadas por instituciones públicas o privadas.

Bajo ningún concepto, la salida de documentación del Archivo, en los casos señalados o en otras que puedan surgir, podrán hacerse sin el informe del encargado del archivo y a autorización expresa, y por escrito, del alcalde. En el informe del encargado del archivo, dirigido al alcalde, debe expresarse, obligatoriamente, la causa de salida, el plazo de tiempo que estará la documentación fuera del Archivo y el responsable, persona física o jurídica, que se haga cargo de la custodia de la documentación. En el caso de aprobarse la salida de la documentación, el encargado del archivo estenderá la correspondiente Acta de préstamo. En el momento en que se reintegre al Archivo los documentos, el encargado del archivo estenderá un Acta de devolución y se notificará al alcalde del Ayuntamiento.