CAPÍTULO V. Del acceso y servicio de los documentos

Préstamos y consultas

Artículo 12º.-Acceso

1. Todas las personas tienen derecho a la consulta libre y gratuíta de los documentos custodiados en el Archivo Municipal, y obtener información sobre el contenido de los mismos sin más limitaciones que aquellas determinadas por la legislación vigente.

2. El Archivo Municipal estará abierto durante el horario de trabajo del personal de las dependencias municipales. No se servirá documentación media hora antes de su cierre.

3. Las modalidades de acceso a la documentación depositada en el Archivo Municipal se establecerán segundo el tipo de usuarios:

a) La Administración.
b) Los concejales.
c) Los ciduadanos.
d) Los investigadores.
A) La administración: préstamo y consultas.

La Administración, tanto local como autonómica, central o judicial, tiene acceso derecho a los documentos del Archivo Municipal sin otras limitaciones que las derivadas de la conservación y salvaguarda de la documentación, atendiendo a lo establecido por la Ley 7/1985, del 2 de abril LBRL, el Regulamiento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, y la Ley 30/1992, del 26 de noviembre de RXAP y PAC y las directivas europeas.

Las modalidades de acceso por parte de la Administración son el préstamo y la consulta.

A1) Préstamo de los documentos a la Administración.
- Exclusivamente al propio Ayuntamiento, aunque será permitido el préstamo, debidamente justificado, a otras Administraciones Públicas o a los Tribunales de Justicia tras la autorización del alcalde y una vez emitidos los correspondientes informes de este y del archivero. De toda la documentación remitida a los Tribunales del Ayuntamiento, se dejará copia autorizada o fotocopia compulsada en el Archivo, segundo lo regulado en el artículo 171.2 del RD 2568/1986.

- Las peticiones de préstamos, por parte de los servicios y dependencias del Ayuntamiento, se realizarán a través de una Hoja de Préstamo triplicada facilitada por el Archivo en la que constarán todos los datos relativos a la descripción del documento solicitado, fecha de préstamo, y datos de identificación y firma del solicitante.

- Todos los préstamos realizados quedarán anotados en el Libro Registro de Préstamos del Archivo, en el que por cada unidad documental quedarán asentados los siguientes datos: número de orden de salida, identificación del solicitante, identificación de la unidad documental, fecha de salida y fecha de devolución.

- EL solicitante será responsable único y directo de la conservación de la documentación una vez que salga del Archivo y mientras no se devuelva.

- EL préstamo de los documentos tendrá un plazo máximo de 30 días. La documentación tiene que ser devuelta al Archivo en el plazo de tiempo establecido. En el caso de necesidad del servicio, se poderá renovar el préstamo mensualmente el tiempo que sea necesario y siempre que sea debidamente justificado al archivero.

- En caso de superarse este plazo, el archivero municipal comunicará al alcalde y al secretario municipal las infracciones que se están pruduciendo para que los documentos sean reintegrados inmediatamente al Archivo y se adopten las medidas que se consideren oportunas contra los responsables de las citadas infracciones.

- Tras la devolución del documento se poderá exigir al archivero la devolución de uno de los ejemplares originales de la Hoja de Préstamo con la fecha de devolución, frima del archivero y sello del Archivo. Esta hoja firmada y rubricada será la única prueba válida para justificar la devolución de la documentación.

- Al devolverse al Archivo la documentación objeto de préstamo, los servicios y dependencias municipales deberán hacerlo manteniendo las mismas características, ordenación, constitución interna y externa, limpieza y condiciones en las que estaban cuando les fueron facilitados, evitando la incorporación de cualquiera elemento añadido que pueda afectar a la conservación de los documentos. Así mismo, no serán admitidos nuevos documentos añadidos a un expediente objeto de préstamo, puesto que los procedentes del Archivo son por definición expedientes resueltos o concluídos. Los documentos mencionados deberán por si mismos constituír un nuevo expediente a lo que se debe añadir las referencias.